دورة: النظم التطبيقية الحديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات والأرشفة الرقمية للملفات

المحتوى العلمي للدورة التدريبية

المفاهيم الاساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات

• التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
• تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
• مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
• شروط أحكام الوثائق والملفات

أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات وأهم معايير أختيار معدات الحفظ الملائمة

• التنظيم الفني للمحفوظات
• مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
• نموذج فهرس دليل المحفوظات
• نموذج فهرس محتويات ملف
• نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
• نموذج بطاقة إحالة محفوظة
• استرجاع الوثائق والملفات
• مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
• إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق

الإعداد لبناء الأرشيف

• التصنيف – الترميز – الترتيب – الفهرسة
• المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
• المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
• الإعداد لبناء الأرشيف
• تحديد محتويات الأرشيف (تشخيص واقع الوثائق)
• جداول مدد استيفاء الوثائق

مراحل التنظيم الفني للوثائق

• المرحلة الاولى : التصنيف
• المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)
• المرحلة الثالثة : الترتيب
• المرحلة الرابعة : الفهرسة

تصميم نظام الأرشفة

• مقارنة بين نظم الأرشفة اليدوية والالكترونية
• فوائد تطبيق أنظمة حفظ وإدارة الوثائق الكترونيا
• تعريف الأرشيف الالكتروني
• مفهوم إدارة وأرشفة الوثائق
• المواصفات التي يجب توافرها عند تصميم نظام الأرشفة الالكتروني
• العمليات الأساسية في نظام الأرشفة الالكترونية

تطبيق عملي على نظام الأرشفة الالكترونية

• التدريب على تصميم أرشيف الكتروني مبسط باستخدام البرمجيات المتاحة مع التعرف على نظام المسح الضوئي للوثائق
• استعراض تجارب بعض المؤسسات في تطبيق نظام الأرشفة الالكترونية

مركز الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب يعتمد على أحدث الأساليب العلمية والمهنية في مجالات التدريب وتنمية الموارد البشرية، بهدف رفع كفاءة الأفراد والمؤسسات. يتم تنفيذ البرامج التدريبية وفق منهجية متكاملة تشمل:

• المحاضرات النظرية المدعومة بعروض تقديمية (PowerPoint) ومقاطع مرئية (فيديوهات وأفلام قصيرة).
• التقييم العلمي للمتدربين قبل وبعد البرنامج لقياس مدى التطور والتحصيل العلمي.
• جلسات العصف الذهني وتطبيقات عملية للأدوار من خلال تمثيل المواقف العملية.
• دراسة حالات عملية مصممة خصيصًا لتلائم المادة العلمية وطبيعة عمل المشاركين.
• اختبارات تقييمية تُجرى في نهاية الدورة لتحديد مدى تحقيق الأهداف التدريبية.

يحصل كل مشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج مطبوعة ومحفوظة على CD أو فلاش ميموري، مع تقديم تقارير مفصلة تشمل الحضور والنتائج النهائية مع التقييم العام للبرنامج.

يتم إعداد المادة العلمية للبرامج التدريبية بطريقة احترافية على يد نخبة من الخبراء والمتخصصين في مختلف المجالات والتخصصات. في ختام البرنامج، يحصل المشاركون على شهادة حضور مهنية موقعة ومعتمدة من مركز الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب .

أوقات البرنامج:

• من الساعة 9:00 صباحًا حتى 2:00 ظهرًا في المدن العربية.
• من الساعة 10:00 صباحًا حتى 3:00 ظهرًا في المدن الأوروبية والآسيوية.

البرامج التدريبية تتضمن :

• بوفيه يومي يقدم أثناء المحاضرات لضمان راحة المشاركين.

مقدمة الدورة التدريبية

الأرشيف هو تراث الأمة وذاكرتها التي لا تستغني عنها ، وهو حصيلة تجارب الماضي ومخزون خبرة للمستقبل وقد تنبهت المؤسسات الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة ، فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها العقود الماضية وواكب هذا التطور الكيفي الكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته.وفي العقود الأخيرة من القرن العشرين ومع ظهور وتطور الحاسوب ظهرت أساليب جديدة غير الأساليب التقليدية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية وأرشفتها وتطور هذا الأسلوب الجديد مع تطور ميكنة الحفظ وسعة الذاكرة الرقمية وتطور برمجيات اختزال وحفظ واسترجاع المعلومات والوثائق والمستندات ومع ظهور الحكومة الالكترونية تطورت الحاجة إلى الحفظ الرقمي للأرشيف حتى اصبح ضرورة لابد منه وبنية اساسية أولية لابد منها لتشغيل الحكومة الالكترونية.