دورة: الدليل المتكامل لأعمال السكرتارية العالمية

المحتوى العلمي للدورة التدريبية

• الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل
• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني ؟
• العلاقة بين الإدارة الإلكترونية والعلاقات الإنسانية ؟
• التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟
• استخدام تكنولوجيا الانترنت في مجال السكرتارية وادارة المكاتب
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
• أهم التّكنولوجيّات الجديدة و المتطوّرة المستخدمة لزيادة فاعليّة أداء العمل و تحسين إنتاجيّة الموظّف.
• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.
• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.
• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.
• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها
• خصائص الإدارة الإلكترونية وامكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا
• عناصر الإدارة الإلكترونية:إدارة بدون ورق- إدارة بلا تنظيمات جامدة-إدارة بلا مكان- إدارة بلا زمان
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري
• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة . "الأرشفة الإلكترونية "
• تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية , النظم الإلكترونية ).
• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية  المعلومات .
• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
• أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والأجهزة والأدوات والتجهيزات المكتبية.
• ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير.
• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
• إدارة البريد الالكتروني.
• مهارات العرض والتقديم .
• امن وسرية المستندات.
• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .
• مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات
• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.
• عناصر ومراحل عملية الاتصال.
• وسائل الاتصالات المختلفة.
• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
• أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.
• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام الدورة التدريبية

مركز الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب يعتمد على أحدث الأساليب العلمية والمهنية في مجالات التدريب وتنمية الموارد البشرية، بهدف رفع كفاءة الأفراد والمؤسسات. يتم تنفيذ البرامج التدريبية وفق منهجية متكاملة تشمل:

• المحاضرات النظرية المدعومة بعروض تقديمية (PowerPoint) ومقاطع مرئية (فيديوهات وأفلام قصيرة).
• التقييم العلمي للمتدربين قبل وبعد البرنامج لقياس مدى التطور والتحصيل العلمي.
• جلسات العصف الذهني وتطبيقات عملية للأدوار من خلال تمثيل المواقف العملية.
• دراسة حالات عملية مصممة خصيصًا لتلائم المادة العلمية وطبيعة عمل المشاركين.
• اختبارات تقييمية تُجرى في نهاية الدورة لتحديد مدى تحقيق الأهداف التدريبية.

يحصل كل مشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج مطبوعة ومحفوظة على CD أو فلاش ميموري، مع تقديم تقارير مفصلة تشمل الحضور والنتائج النهائية مع التقييم العام للبرنامج.

يتم إعداد المادة العلمية للبرامج التدريبية بطريقة احترافية على يد نخبة من الخبراء والمتخصصين في مختلف المجالات والتخصصات. في ختام البرنامج، يحصل المشاركون على شهادة حضور مهنية موقعة ومعتمدة من مركز الأكاديمية الإسكندنافية للتدريب .

أوقات البرنامج:

• من الساعة 9:00 صباحًا حتى 2:00 ظهرًا في المدن العربية.
• من الساعة 10:00 صباحًا حتى 3:00 ظهرًا في المدن الأوروبية والآسيوية.

البرامج التدريبية تتضمن :

• بوفيه يومي يقدم أثناء المحاضرات لضمان راحة المشاركين.

الـهـدف من الدورة التدريبية

• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للملتقىات وإدارة عملية انعقادها.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.